אתה יכול לעשות הכל - אבל לא הכל.

דיוויד אלן, אחד ההוגים המשפיעים בעולם על פרודוקטיביות אישית, מציע את עצותיו הייחודיות כיצד לשמור על הקצב - מבלי להתיש את עצמך.

אתה מכיר את הנוהל. זה יום שני בבוקר. אתה מגיע לעבודה מותש מסוף שבוע שבו בילוי בילדים, תשלום חשבונות וריצה. אתה מדפדף על המחשב האישי שלך - ו -70 הודעות דוא'ל חדשות מברכות אותך. נורית הדואר הקולי של הטלפון שלך כבר מהבהבת, ולפני שתוכל לעצור אותה, נכנסת שיחה נוספת. עם כל צלצול, עם כל עמית שנכנס למשרד ללא הזמנה, מגיעה דרישה חדשה-לתשומת לב, לתגובה, עבור החלטה, לזמנך. בצהריים, כשאתה לוקח 10 דקות לגרוע כריך ליד שולחן העבודה שלך, אתה כבר מרגיש שאתה עמוס מדי, מחויב מדי - המום.

לדברי דיוויד אלן, 54, אחד ההוגים המשפיעים בעולם על פרודוקטיביות אישית, זו הטראומה השקטה של ​​עובדי ידע בכל מקום. אנו מאכלסים עולם, הוא אומר, שבו אין קצוות בעבודותינו ואין גבול למידע הפוטנציאלי שיכול לעזור לנו לבצע את עבודותינו טוב יותר. יתרה מכך, בסביבה תחרותית המתעצבת מחדש כל הזמן על ידי האינטרנט, אנו מתפתים לאזן מחדש את העבודה על בסיס חודשי, שבועי ואפילו שעתי. ללא בדיקה, מזהיר אלן, הגישה המטורפת הזו היא מתכון לחוסר סיפוק וייאוש-רגשות שכיחים מדי בימים אלה עבור רבים מדי מאיתנו.

אלן טוען שהאתגר האמיתי הוא לא ניהול הזמן שלך, אלא שמירה על המיקוד שלך: אם אתה מתעטף מדי בכל הדברים הבאים אליך, אתה מאבד את היכולת שלך להגיב בצורה נכונה ויעילה. זכור, אתה זה שיוצר מהירות, כי אתה זה שמאפשר לדברים להיכנס לחייך.



אלן בילה את 17 השנים האחרונות בסיוע לאנשים עסוקים בהתמודדות עם כל הדברים בחייהם. בסמינרים ברחבי העולם - בפונקציות תאגידיות ובמשרדי פינה - הוא בישר את בשורת הפריון האישי שלו. הניוזלטר המקוון שלו, עקרונות הפרודוקטיביות של דוד אלן, מכיל יותר מ -7,000 מנויים. ספרו, Getting Things Done: Mastering the Art of Productivity Free Stress, ייצא לאור על ידי ויקינג בינואר הקרוב. הוא אף ייסד חברת תוכנה, Actioneer Inc., המציעה מגוון כלים לחיסכון בזמן.

זה היה טיול ארוך ומוזר מימי נעוריו בשרופורט, לואיזיאנה. כנער למד אלן זן בודהיזם והלך בדרכם של אלן גינסברג ודור הביט. בקולג ', הוא התמקד בפילוסופיה ובהיסטוריה אינטלקטואלית, והיה מוקסם מהוגים שלדעתו נראה שמשהו מגניב קורה, איזו מציאות גדולה יותר. רציתי לחוות כמה מאותן חוויות. כך עשיתי. (זו הייתה שנות השישים: השתמש בדמיון שלך.)

אלן נסע לאוניברסיטת קליפורניה בברקלי כדי להירשם לתכנית לתואר שני בהיסטוריה האמריקאית, אך עד מהרה הוא עזב את התוכנית הזו ללמוד קראטה (הוא זכה בחגורה שחורה) ולהתחיל בחיפוש אחר אלוהים, אמת ותשומת לב של 30 שנה. עוֹלָם. לעבודה, הוא לימד קראטה, ניהל חברת גינון ועזר להקים מסעדה, בין השאר. אבל התשוקה האמיתית שלו הייתה החתירה לגילוי עצמי-תנועת הצמיחה האישית.

היו הרבה דברים רעועים בקצוות, אבל בבסיס הפילוסופיה היו כמה רעיונות טובים כיצד לחיות חיים המתאימים יותר לערכים שלך, אומר אלן. באותה תקופה, מנהלי משאבי אנוש רבים גם הרחיבו את העניין שלהם בצמיחה אישית - בסיוע לאנשים לחשוב ולעבוד יחד ביעילות רבה יותר. עם הזמן גילה אלן גשר בין הקסם שלו להבנה עצמית לבין הרצון שלו ליצור אינטראקציה מעשית עם העולם. הגשר הזה היה ניהול זמן.

אלן מעולם לא היה אדם בעל תפוקה גבוהה באופן טבעי. (אני יותר בחור למסיבה, הוא צוחק.) אבל הוא ניסה לשנות את זה. תוך כדי כך השתכנע כי ניהול זמן הוא המפתח לחופש אישי-לגילוי עצמי גדול יותר. לאחר מכן השתכנע שיש שוק די חזק להוראה באמנות החדשה שלו. לבסוף, הוא השתכנע כי לאלוהים לא באמת אכפת אם יש לי כסף או לא. פחות או יותר באותו רגע, הוא הפך ליועץ.

מה יוצא לי מזה

בסדרת ראיונות עם חברת Fast Company שיתף אלן את רעיונותיו לגבי הגדלת התפוקה האישית בעולם עסקי שנע במהירות עיוות.

אם יש משהו שכנראה כל הקוראים שלנו מסכימים עליו, זה שיש להם יותר מדי מה לעשות ופחות מדי זמן לעשות את זה. מדוע רבים מאיתנו מרגישים כך?

תמיד יש יותר מה לעשות מאשר יש זמן לעשות את זה, במיוחד בסביבה של כל כך הרבה אפשרויות. כולנו רוצים שיכירו בנו; כולנו רוצים שהעבודה שלנו תהיה בעלת משמעות. ובניסיון להשיג מטרה זו, כולנו ממשיכים לתת לדברים להיכנס לחיינו.

הבעיה, כמובן, היא שאנחנו גם רוצים לסיים את מה שאנחנו מתחילים. הרבה מהלחץ שאנשים מרגישים לא נובע מכך שיש יותר מדי מה לעשות. זה בא מאי סיום מה שהתחילו. לכן הרבה מהעבודה שלי קשורה לאופן שבו אנשים מתמודדים עם הקלט שלהם - דוא'ל, הודעות טלפון, דוחות, שיחות. כל מה שאינו במקום בו הוא צריך להיות הוא לולאה פתוחה, חוסר השלמה, הסחת דעת שמאטת אותך. המוח שלך אומר, היי, זה לא שייך לשם, ואתה צריך להתמודד עם הדחף הזה.

אם אתה מאפשר לצבור יותר מדי פסולת ב -10 הדונם שלך - במילים אחרות, אם אתה מאפשר יותר מדי דברים שמייצגים הסכמים מתלבטים, לא מסודרים, לא מנוהלים עם עצמך ועם אחרים להתאסף במרחב האישי שלך - זה יתחיל להכביד עליך . זה יעיב על האפקטיביות שלך. אתה צריך לחפור בבלאגן ולשים את הדברים האלה. הפרודוקטיביות היא בערך השלמה.

האם לא מעניין שאנשים מרגישים הכי טוב עם עצמם ממש לפני שהם יוצאים לחופשה? הם פינו את כל ערימות המטלות שלהם, סגרו עסקאות, חידשו עם עצמם הבטחות ישנות. ההצעה הבסיסית ביותר שלי היא שאנשים צריכים לעשות את זה יותר מפעם אחת בשנה. למעשה, אני אומר לאנשים לקחת מלאי מדי שבוע - כדי למיין את כל הדברים שעדיין לא פעלו עליהם. אם תוכל לקבל תמונה ברורה של כל מה שאתה צריך לעשות, תוכל לומר, הו, זה מה שאני צריך לעשות כרגע - ואז לעשות את הצעד הבא בביצוע זה.

אם אנשים היו לוקחים מלאי כזה, מה הם היו מוצאים?

אני אוהב לדבר על רמת המסלול של החיים - כל הפעולות הנוכחיות, כל הדברים הקטנים שנערמים. על המסלולים שלהם, לאנשים יש בדרך כלל מספיק דברים כדי ליצור 300 או 400 שעות עבודה. מה שמניע את כל המשימות האלה הוא בין 30 ל -100 פרויקטים בצורות וגדלים שונים - התחייבויות שאנשים התחייבו שדורשים צעדים רבים למלא.

לאחר שתבצע מלאי, תוכל להתחיל להבין את המסלול שלך. אבל אז מגיע אתגר שני: למצוא את הזמן לעשות את מה שאתה צריך לעשות. מה שבאמת שונה היום הוא שאנחנו חיים ועובדים במה שאני מכנה זמן מוזר. בזמן מוזר, אף אחד לא מקבל שעתיים לעשות כלום. במקום זאת, אנו מקבלים 15 דקות - ולפעמים רק 5 דקות - בין פגישות לשיחות טלפון. אתה באמת יכול לעשות הרבה בזמן מוזר, אבל החשיבה של רוב האנשים פשוט לא מיועדת לנצל זאת. יש הרבה הזדמנויות במהלך היום שאנשים מבזבזים. הם מרגישים רע כי הם לא פרודוקטיביים כפי שהם צריכים להיות, אבל הם לא יודעים מה לעשות בנידון.

מה לעשות בקשר לזה הוא להפוך אותו למשחק: עד כמה אני יכול להיות יעיל? כאשר משהו נוחת על מסך המכ'ם שלך שאינו המקום בו הוא צריך להיות, עליך להחליט שני דברים. ראשית, מה התוצאה המוצלחת? במילים אחרות, מה יעצור את הדיסוננס הקוגניטיבי? ושנית, כיצד אני מקצה משאבים כדי לוודא שהתוצאה תתממש? זה לא אומר שאתה צריך לפעול מיד. אך המשמעות היא שכדי להוציא את המשימה מדעתך, עליך להחליט על דרך פעולה. הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול לעשות הוא לתת לדברים לשבת.

זה לא בהכרח אומר שתמיד צריך קודם כל לעבוד על הדברים החשובים. אולי אין לך אנרגיה, כלים או זמן. לפעמים, הדבר המתאים ביותר לעשות עם חמש דקות פנויות הוא להשקות את הצמחים. ברגע שאתה יודע מה אתה עושה, התפוקה הופכת ליתרון התחרותי האמיתי שלך. יש אלגנטיות לאופן שבו אתה עובד וחיים; זה לא רק לרוץ מהר יותר.

זה מוביל לשאלה פשוטה שרובנו מתקשים לענות עליה: כיצד עלינו לקבוע סדרי עדיפויות?

כשאנשים שואלים אותי איך להגדיר סדרי עדיפויות, אני שואל אותם שאלה: באיזו רמה אתה רוצה לנהל את השיחה הזו? כל אחד מאיתנו פועל ברמות רבות ושונות בכל עת. לכל אחד מאיתנו מסלול המכיל את כל הדברים הקטנים שצורכים את זמננו. בגובה 10,000 רגל נמצאים הפרויקטים. בגובה 20,000 רגל אנשים מחליטים על התפקידים והיעדים שלהם. בגובה 30,000 רגל אנשים חושבים קדימה ושואלים את עצמם היכן הם רוצים להיות בקריירה שלהם 12 עד 18 חודשים בהמשך הדרך. בגובה 40,000 רגל, הם חושבים 3 עד 5 שנים החוצה ומסתכלים על השאיפות הארגוניות שלהם. ואז, למעלה - בגובה 50,000 רגל - הם שואלים, מה התפקיד שלי על הפלנטה הזו?

מחירי פרסומות לסופרבול

בכיר בוול סטריט התלונן בפניי על הצורך להגיע ליותר מדי פגישות. ציירתי תרשים ושאלתי, באיזו רמה אתה רוצה לנהל את השיחה הזו? הסברתי שבגובה 20,000 רגל אולי אתה צריך את הפגישות האלה. אבל אם תעלה רמה ותחשוב על 12 עד 18 החודשים הקרובים, אולי תוכל להעביר כמה מהפגישות האלה. ובגובה 50,000 רגל, שבו אתה חושב על הלב שלך ועל הבריאות שלך, אתה יכול לומר, אני לא צריך ליצור שותף. הרווחתי מספיק כסף. מעכשיו, אני הולך לעזוב בשעה 19:00 כל יום. ואם אתה לא אוהב את זה, אז תפטר אותי.

אז חלק גדול מהגדרת סדרי עדיפויות הוא להיות ברורים לגבי הערכים שלך?

הזהר. זהו מושג מאוד פופולרי בימינו: אם תתמקד בערכים שלך, אז תשפר את האיזון בין העסק שלך לחיים האישיים. תן לי הפסקה. ההתמקדות בערכים שלך עשויה לספק לך משמעות, אך הדבר לא יפשט את הדברים. פשוט תגלה עוד דברים שחשובים לך.

עבדתי עם הארגון הכי מונע ערכים שנתקלתי בו אי פעם. ויש לו בעיית שחיקה גדולה. אנשים שם תמיד מוזמנים לשתף פעולה; כולם רוצים לשחק. אבל בכמה מפגשים מ -7 עד 7 בערב אתה יכול להשתתף? אתה רוצה להשתתף בכולם כי הערכים שלך אומרים לך שכולם חשובים. אבל בן זוגך וילדיך מתחילים לומר: לעולם איננו רואים אותך.

אנו סובלים ממתח ההזדמנויות האינסופי: יש כל כך הרבה דברים שיכולנו לעשות, וכל מה שאנחנו רואים הם אנשים שנראים כאילו הם מופיעים באיכות כוכבים. קשה מאוד לא לנסות להיות כמוהם. הבעיה היא שאם תסתבך במשחק הזה, תאכל אותך חי. אתה יכול לעשות הכל - אבל לא הכל. היקום מלא בפרויקטים יצירתיים שמחכים לביצוע. לכן, אם באמת אכפת לך מאיכות חיים, אם אתה רוצה להירגע, אל תתמקד בערכים. פשוט לשלוט בשאיפות שלך. זה יפשט את העניינים. ללמוד להציב גבולות הוא קשה להפליא עבור רוב האנשים.

רוב האנשים עושים את הבחירה ההפוכה. הם חשים תחושת אחריות כלשהי כלפי תפקידם וכלפי עמיתיהם עד שהם הופכים עוד יותר נרעשים ...

מה שמביס את עצמו לחלוטין. תחושת האחריות שלך היא פונקציה של יכולת התגובה שלך. למדתי את זה בקראטה. היכולת שלך לייצר כוח היא ביחס ישר ליכולת שלך להירגע. העוצמה של אגרוף קראטה נובעת ממהירות, לא משרירים. ושריר מתוח הוא שריר איטי.

במילים אחרות, אתה לא יכול לעשות דברים מהר יותר עד שאתה לומד איך להאט. איך אתה מאט? הכל קשור לדינמיקה של ניתוק. אתה צריך לסגת ולהיות בשקט. נסוג מהמשימה שעומדת בפניך, כך שתוכל לקבל נקודת מבט חדשה על מה שאתה עושה. אם אתה מתעטף מדי בכל הדברים שבאים אליך, אתה מאבד את היכולת שלך להגיב בצורה נכונה ויעילה. אם תיבת הדואר הנכנס ותיבת הדואר שלך מלאים לחלוטין, או אם אנשים צועקים עליך, אז קשה לסגת ולחשוב על דברים ברמה אחרת.

האם אי פעם הרגשת שהזמן נעלם? תגיד, כשאתה באמת אוהב סרט טוב? או כשאתה עסוק במשהו שאתה אוהב, והבוקר פשוט עף? מהשיטות הרוחניות שלי, אני יודע שכאשר אתה מגיע לרמות קיום מסוימות, נראה שהמרחב והזמן נעלמים. כשאני ברמות האלה, אני כבר לא חושב יותר מבחינת מקום וזמן. כשהכל באמת מסתדר לי, מהירות היא לא בעיה, כי מצאתי את הקצב שלי. הקצב הזה אולי נראה מהיר או איטי מוות, אבל בתוכי הכל אותו דבר. זה זמן בחוץ.

תסתכל על מיטב אמני הלחימה. הם נעים לאט מאוד. ככל שתקליד מהר יותר, כך זה ירגיש לך לאט יותר, מכיוון שאתה גולש עם החשיבה שלך. אותו דבר חל על קריאה: ככל שתקרא יותר מהר, כך הזמן ייעלם, כיוון שתוכל להזין דברים למוח שלך מהר ככל שהמוח שלך יכול לעבד אותו. לכן קוראי המהירות מבינים טוב יותר. הם אימנו את עיניהם לזהות דברים מהר ככל שהמוח שלהם יכול להתמודד עם זה.

אבל קשה להשאיר מקום וזמן כשאתה מוסח. אם יש לולאה פתוחה, מקום וזמן ימצאו אותה. וכל מה שמחכה להחלטה הוא לולאה פתוחה. אם יש ערימת ניירות על השולחן שלך, עליך להחליט על דרך פעולה. כל עוד נתת לזה להיערם לעולמך, זה אוחז בך. מה הדבר הבא שאתה צריך לעשות? עד שתחליט על זה, יש פער בין המקום שאתה נמצא בו ואתה צריך להיות - חור שחור גדול שישאב אותך פנימה.

קית 'האמונדס (khammonds@fastcompany.com) הוא עורך בכיר בחברה המהירה. צור קשר עם דיוויד אלן בדוא'ל (david@davidco.com), או בקר אותו באינטרנט (www.davidco.com).

עקרונות הפרודוקטיביות של דיוויד אלן נעוצים ברעיונות גדולים-בחיפוש מתמשך אחר צמיחה אישית והבנה עצמית. אבל הם גם מעשיים להפליא. להלן כמה מהטיפים שלו להתמודדות עם החיים בנתיב המהיר.

אם אתה נוסע באופן קבוע, הקדש מגירה נפרדת בשידה שלך לפריטים שאתה לוקח ברוב הטיולים. שמור כפילויות של דברים שאתה תמיד לוקח - ערכות אסלה, כבלי חשמל למחשב הנייד שלך, מטענים לטלפונים.

צור קובץ תמיכה בפעולה בתיק או בשולחן העבודה שלך. השתמש בו עבור פריטי נייר חד פעמיים-כרטיסי טיסה, אישורי פקס וכן הלאה-שאינם מצדיקים תיק משלהם, אך עליך שיהיה לך בהישג יד במצבים מסוימים.

שמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה. משמעת את עצמך לזרוק כמה שיותר הודעות מיד, להתייחס באופן מיידי לכל פעולה שתיקח פחות משתי דקות ולפעול קבוצתית שתיקח יותר משתי דקות לתיקיית פעולה.

אם אתה נוסע עם סוללות נוספות למחשב הנייד או לטלפון הסלולרי שלך, שים רצועת גומי סביב כל הסוללות הטעונות. כך תמיד תדע אילו סוללות חיות ואילו מתות.

אל תדרוך עלי משמעות

הגדל את קלותך במקלדת. אם אינך מקליד לפחות 50 מילים לדקה, התקן תוכנית הקלדה (כגון Mavis Beacon Teaches Typing) ולאחר מכן התאמן. כמו כן, למד את שבעת שילובי מקשי המהירות הנפוצים ביותר לניווט ב- Windows.